仕事をしていると、いろんなタイミングで提案することがあると思うんだけど、提案を通しやすくするには「提案書」があるとやっぱり便利なはずなんですよね。
なんだかよくわからないけど、資料ばっかり作ってる身から「こんな風に考えると楽じゃん？」な、提案書の作り方を書いてみようと思う。
提案書を書く前に
さて、早速提案書の書き方についてのたまっていこうとは思っているのですが、そもそも提案書を書き始める前に一度冷静になりましょう。
「よし！やるぞ！」の気持ちでパソコンを開き、パワーポイントを起動する人も多いかと思います。しかし、そこは冷静に、「何を提案するのか」「どのような結果を得たいのか」を、一度言葉にできることを確認する必要があります。
提案をしたいらしいのだが「提案したいことがいくつもありすぎて、結局何が言いたいのかわからない？」そんなことが往々にして起こり得ます。書いてるうちに迷路に迷い込み、出口がわからなくなってしまうことが意外とあるんです。
自分が伝えたいことの本質を理解し、最終的に提案先に「どう感じてほしいのか」、それによって「とって欲しい行動」を整理しておきましょう。
ページの構成
これについては基本の「型」ともいうべきテンプレートを自分で持ってしまうと楽です。
私の場合、「与件の整理＞課題の抽出＞課題解決の仮説＞提案＞提案によるメリット＞事例」これが基本の流れになっています。
ページの入れ替えで「提案概要＞与件と課題＞提案によるメリット＞事例」このような流れも可能です。
要するに、提案を行う際、提案の根拠となる課題やメリットが明確に示されることが必要で、根拠が明示されることで提案を受け入れる側の心の準備が整います。
いずれにしても、大枠のストーリーをどのように展開するのか？作りたい流れに沿った見出しを書き出して俯瞰してみます。
ページ内のストーリー
各ページの作り方自体は、文章作成の基本に忠実に書いていけばいいものと思っています。序論＞本論＞結論の流れを１ページずつ丁寧に適用します。パワーポイントで作成する資料の基本は「１ページに１結論」です。「次頁へ」といった内容が整理しきれていない資料は読みづらく、伝わりにくい資料になるので、適度なところで内容を区切り、１ページに納まる情報量を心がけると良いでしょう。
極端な表現になりますが、●×〇▶■や、■＋◇▶◎、◎▶〇▶●といったかたちで結論に落ちていく意識をもてれば、なんとなくそれっぽいかたちにはなるんじゃないかと思っています。
見た目の調整
提案資料で最も重要なことだと思います。
熱い思いを一生懸命伝えようと頑張っても、文字文字した100ページもある文章は読んでもらえません。また、ページ内の文章の配置が悪くても内容が伝わりません。
提案書で大切なことは、提案を受け入れることによってどんなベネフィットを享受するのかがわかりやすく提案先に伝わることです。意味のないフレーズを削ることや、文字サイズを調整することはもちろん、提案前後で起きる変化をわかりやすくイラストにすることなども有効でしょう。
フォントとサイズ
資料全体を通してフォントサイズを３つくらいに制限するとスッキリと読みやすくなります。
脚注や出典等の補足については小さい文字を当てても問題ありませんし、特に強調するフレーズを特大文字にする等の工夫は別枠として考えていいと思います。しかし、基本的には「見出し」「中見出し」「コンテンツ」で分けて統一するのがいいと思います。
フォントは資料に合った字体を使えばなんでもいいと思っていますが、個人的な好みで「Noto Sans」「メイリオ」「ヒラギノ」あたりを使っています。理由は通常フォントとBoldの差が割とはっきりと出て読みやすいからです。行間は1.2pt～1.5pt程度とって、余白を持たせると視認しやすいと思います。
イラスト
章の冒頭触れましたが、前後に変化が生じるような表現を用いる場合、きちんと変化がわかる絵にする必要があります。得てして「こちらから、あちらに移動する」といった場合に同じ人物が矢印で結ばれているだけの表現にしてしまったりしますが、背景を変えてどこに移動したのかわかるようにする等の工夫が必要です。また「格好いいイラスト」で、イメージを醸成しようとした場合でも、相手に意図が伝わるのかよくよく考えた方が良いでしょう。自分が格好いいと思っただけで、相手に何も伝わらなければ、まるで意味がありません。むしろ、意味が伝わらない情報はノイズにしかなりません。
箱組・字切り
文の長さと字きりのバランスで読みやすいレイアウトを意識します。
一文が無茶苦茶長い文章を目にしますが、改行・段落の文字料を考えてバランスの良い文章にしましょう。
箱組は「罫線で囲うのか、背景で箱を作るのか？」でもイメージが異なります。また、一度採用した箱の仕様は資料全体を通して一貫した仕様を意識します。
色
配色も資料全体の一貫性が大切です。「強調する言葉は赤くする」「ポイントの文字は暖色系」等、色が与える印象を意識して使い分けます。ちなみに私は文字を全体的にワントーン落としてグレー系の文字を使うことが多いです。グレー系の文字を使うと（少し）優しい印象になるので、黒い文字がガツン！と目に飛び込んでくるよりもいいのかなぁ・・・ってな感じです。いずれにしても提案先の好み等もあるでしょうから、提案先に合わせた配色を意識します。
最後に
まぁ、そんなわけでポイントっぽいことだけサラッと書いたのですが、共感できる部分はありましたでしょうか？
ほんとに細かいことを言うと、PPTのページ設定で「表紙にページ数を表示しない」とか「スタートページは0にする」とか、そんな話もあるのですが、なんとなくそれっぽい提案書を書くための手順としては
- 冷静になる
- 大まかなストーリーを作る
- １ページずつ話したいことを完結させる
- 見た目を調整する
テンプレートに従って埋めていけば完成するような内容を期待したかもしれませんが、それでは使い回しの資料ができるだけになってしまいます。大切なのは、提案先の誰に読んでもらいたいのかを考えることと、見た人がどのような印象を受けるのか想像することです。
ロジカルに全体を俯瞰しながら、結論に向かって話がつながっているかを考えることが大切です。
だいぶ昔に読んだ本ですが、良書だと思った本を紹介しておきます。
提案書を書くことにつながる内容だと思いますので、ご興味いただけたら読んでみてください。
